Kennst das Gefühl, wenn du in eine Aufgabe so vertieft bist, dass du nichts mehr um dich herum mit bekommst? Weder das Hungergefühl, noch dass jemand deinen Namen ruft. In einem solchen Flow-Zustand hast du das Gefühl, etwas zu schaffen – wirklich produktiv zu sein.
Leider läuft es nicht immer so einwandfrei. Das Ablenkungspotential ist riesig. Mal klappt es mit der Technik nicht, ständig kommen neue E-Mails an, ein Freund postet etwas Interessantes auf Facebook. Besonders als Selbstständiger stehst du vor der täglichen Herausforderung, allen anfallenden Aufgaben produktiv nachzugehen. Wie also schaffst du es so zu arbeiten, dass du neben dem Aufbau deines Online-Business noch ausreichend Zeit für Freunde, Familie und den Spaziergang beim Sonnenuntergang findest?
Im heutigen Interview befrage ich deshalb 10 Mitglieder nach ihren besten Tipps zum Selbstmanagement und ihren Produktivitätstools. Here we go.
Welche Produktivitätstools helfen dir, dein Online-Business besser zu managen?
Marc Grönnebaum
Meine Todo-Verwaltung: Mehrere thematische Listen in Wunderlist. Wunderlist habe ich an die Mac App Pomodone gekoppelt. Vorteil: Ich wähle in Pomodone eine Aufgabe aus Wunderlist aus und bearbeite sie nach der Pomodoro-Methode. Danach kann ich in Pomodone die Aufgabe als erledigt markieren – sie wandert dann automatisch in Wunderlist auf den Status ‘done’.
Zeiterfassung: Pomodone bietet zusätzlich ein Reporting über Zeitaufwand. Dennoch buche ich für Kunden Zeiten vollständig in Mite.
Rechnungstellung/Buchhaltung: Dafür nutze ich debitoor.
Thomas Dahlmann – ccinvestor.de
Meine 3 Top Produktivitätstools sind: Evernote, Toggl und Hitask.
Evernote ist mein digitales Notizbuch für alles: Ideen unterwegs festhalten, Audionotizen während der Autofahrt. Teilweise schreibe ich ganze Buchkapitel in Evernote und habe sie stets überall auf allen Geräten verfügbar. Ideal zum Brainstorming am Strand oder für den schnellen Geistesblitz zwischendurch, so geht nichts verloren und der Kopf ist trotzdem frei.
Toggl ist für mich einerseits Zeiterfassung, damit ich meinen ungefähren Aufwand/Stundenlohn kenne (auch für Selbstständige eine wichtige Kennzahl), andererseits aber auch Zeitbeschränkung. Gerade als Selbstständiger fällt das Abschalten manchmal schwer, die Todo-Liste ist lang, der Kopf voll…. Aber wenn Toggl sagt, dass die 8 Stunden am Tag rum sind, dann höre ich mittlerweile Konsequent auf.
Hitask ist meine Todo-Liste – ebenfalls als App und online verfügbar. Jeden Tag suche ich die beiden Top-Aufgaben heraus, alle anderen sind automatisch auf der Not-To-Do Liste, damit ich mich nicht mit unwichtigen Details ablenke. Gute Teamfunktionen und ein übersichtliches Interface ohne zu minimal zu sein, machen Hitask interessant.
Melanie Retzlaff – lifestyle-business
Ich habe zahlreiche Produktivitätstools im Einsatz. Für Terminbuchungen nutze ich Calendly. Canva zum Designen von Bildmaterial für Social Media, Asana fürs Projektmanagement. Harvest zum Time Tracking und für die Rechnungsstellung. Proposify ist ein tolles Tool, um Angebote online stellen und unterschreiben lassen zu können. Dazu kommt noch eine virtuelle Telefonanlage: fonial.
Solche Tools sind nur Werkzeuge, man muss sie strukturiert nutzen, um Prozesse sinnvoll zu organisieren.
Jan Tißler – jati.de
Ich plane jeweils am Morgen als erstes den Tag vor, inklusive der Uhrzeit, wann ich was erledigen will (kreative Dinge lieber morgens/vormittags, „geistlose” Aufgaben und Fleißarbeiten nachmittags). Dafür habe ich eine Evernote-Notiz. Neben Evernote nutze ich Tyme2, um grob zu erfassen, wie viel Zeit ich worauf verwende. In Todoist wiederum habe ich vor allem Ideenlisten, wiederkehrende Todo-Abfolgen und ich nutze es für Erinnerungen. Und nicht zuletzt gibt es Trello für umfangreichere und längerfristige Projekte, an denen ich mit anderen arbeite.
Sofia und José – isshappy.de
Wir arbeiten zu zweit an einem Projekt und setzen uns einmal die Woche zusammen, um die Aufgaben und Ziele für die kommenden Tage festzulegen. Hier unterteilen wir Aufgaben, die wir getrennt voneinander und andere, die wir zusammen erledigen müssen. Diese Aufgaben bringen wir dann gemeinsam in eine sinnvolle Reihenfolge (die wichtigsten Aufgaben zuerst), woraus sich jeder eine To-Do-Liste für die einzelnen Tage erstellt. Morgens vor der Arbeit machen wir ein 5-minütiges Morning-Meeting, in dem wir kurz besprechen, was für den Tag ansteht und ob noch Aufgaben hinzukommen. Am Ende der Woche evaluieren wir dann, wie wir vorangekommen sind und welche Aufgaben liegengeblieben sind und weshalb.
Diese Planung machen wir auch für den Monat und das Jahr. So haben wir immer einen guten Überblick darüber, wo wir stehen und wo es hingeht. Dafür benutzen wir OneNote.
Thorsten Wälde – thorstenwaelde.com
Meine Aufgaben verwalte ich in Todoist, hier gibt es sowohl eine MacOS als auch iOS und Web-Version. Meine Ideen, Ablage, Dokumente, Webartikel Clipping, PDFs etc. habe ich alle in Evernote abgelegt. Für die Digitalisierung von Dokumenten nutze ich einen Fujitsu ScanSnap, der scanned sehr schnell und vor allem doppelseitig und legt mir PDFs mit OCR-Texterkennung in Evernote ab. Meine Zeiten für Kundenprojekte erfasse ich mit Tyme2, die Pomodoro-Technik wende ich mit BeFocused Pro an.
Für Fakturierung und Buchhaltung nutze ich Lexoffice. Und Kunden- und eigene Projekte verwalte ich mit Trello / Jira. Passwort Manager ist ein wichtiger Punkt… Nutze hierfür seit Jahren 1Password für Mac und iOS.
Jan Sievers – jansievers.net
Hier kommen meine besten Produktivitätstools: Aufgaben und Projekte verwalte ich in Todoist. Mein Workflow da ist sehr simpel. Jede Aufgabe geht einfach ins System, wird direkt in das entsprechende Projekt einsortiert und zeitlich geplant. Dann arbeite ich nach Möglichkeit täglich die von Todoist bereitgestellten Aufgaben ab. Meine Zeit erfasse ich mit Toggl.
Für Mails nutze ich auf dem Handy Newton und auf dem Laptop die normale Apple Mail App mit dem Plugin “Mailbutler”. So habe ich in beiden Systemen die Möglichkeit, Mails zu Snoozen oder direkt als Tasks in Todoist anzulegen. Gelegentlich nutze ich die Möglichkeit von Mailbutler, Mails vorauszuplanen. Ich arbeite sie dann gebündelt ab und plane den Versand voraus.
Notizen mache ich in Evernote, auch da habe ich die gleiche Struktur abgebildet und für jedes Projekt ein eigenes Notebook. Mein Arbeitsmodus sieht idealerweise so aus: Ich entscheide mich für eine Aufgabe, schreibe sie auf einen Notizblock, der neben mir liegt, starte das Time-Tracking von Toggl (und optional: eine 30 minütige brain.fm Session). Dann arbeite ich 30 Minuten oder bis die Aufgabe abgehakt ist. Wenn ich richtig im Flow bin, arbeite ich länger.
Meditation, Ziele visualisieren, Erfolge registrieren, Morgenroutine etc. helfen mir ziemlich gut, auf Kurs und produktiv zu bleiben – leider bin ich hier extrem inkonsistent.
Weitere Tipps: Noise Cancelling Kopfhörer, Ohrstöpsel… und ganz wichtig: Keinen Hund adoptieren. Diesen Fehler habe ich vor ein paar Wochen gemacht und seitdem ist meine Produktivität definitiv im Keller. Bonus: Passwortmanager. Für mich inzwischen unverzichtbar. Ich nutze Dashlane.
Nina Klose – amzguide.de
Eine meiner Lieblings-Apps, wenn es um Struktur und Produktivität in allen Lebenslagen geht, ist Wunderlist. Ich nenne sie gerne „mein zweites Gehirn“, da sie seit einigen Jahren dazu beiträgt, das Chaos in meinem Kopf zu organisieren. Ich sammle in der App alles, was mir über den Tag hinweg in den Sinn kommt – egal ob Einkaufslisten, ToDos oder ganze Geschäftsideen. Durch das Aufschreiben fühle ich mich direkt ruhiger und kann dem Alltag weiter nachgehen, da ich keine Sorge mehr habe, einen guten Gedanken wieder zu vergessen.
Im Idealfall sortiere ich regelmäßig alle Notizen aus dem Eingangsfach in die entsprechenden Ordner und Unterordner und setze zeitliche Fristen, wo nötig. Die ToDos werden beispielsweise in drei Prioritätsstufen oder wiederkehrende Aufgaben sortiert, alles andere landet in weiteren privaten Listen oder wird wieder verworfen. Sobald es dann aber an die Umsetzung größerer Aufgaben geht, ist Trello das Tool meiner Wahl.
Ronald Kandelhard – easyrechtssicher.de
Also, ich nutze Evernote für so ziemlich alles (ich versuche, so wenig Tools wie möglich zu nutzen, weil ich mich mit den wenigen dann gut auskenne und weil sie dann immer auf sein können).
Evernote ist mein Gedächtnis. Hier kommen alle Ideen, alle erinnerungswerten Beiträge, Hacks oder Tipps rein, die ich immer wieder mal brauchen kann. Hier finden sich alle meine Unterlagen, die ich immer wieder brauche, Pass, Steuernummer etc. (aber nicht Passwörter). Gleichzeitig nutze ich es auch als einfachen Aufgaben- und Wiedervorlagemanager.
Ich habe ein Notizbuch To Do, in das alle meine Aufgeben mit Erinnerungen und Informationen kommen, die ich für die Erledigung der Aufgabe brauche (z.B. welche Kampagne ich für eine bestimmte Werbung nutzen oder Links zu Beiträgen, auf die ich einem Blogartikel Bezug nehmen möchte). Diese kriegen immer ein Datum zugewiesen und Evernote mailt mir morgens immer meine Aufgaben zu. Die kann ich dann in Tomaten-Scheibchen mit dem Tomato Timer abarbeiten (die ich aber immer überziehe).
Ganz wichtig für mich: alle Aufgaben kriegen immer eine Wiedervorlage, bis die Aufgabe wirklich erledigt ist. Wenn ich jemandem einen Auftrag erteilen will, war die erste Aufgabe, den Auftrag erteilen, dann kriegt er eine Wiedervorlage für Auftrag angenommen und dann noch für Auftrag abgearbeitet. Ohne dem würde ich schnell den Überblick verlieren, auf welche Ergebnisse ich noch warte.
Dazu nutze ich Dashlane als Passwort Manager, weil es ohne gar nicht mehr geht und aber auch noch ein zweites Passwort Tool, falls eins mal ausfällt.
Für komplexe Aufgaben nutze ich Trello, vor allem für die Arbeit mit Teams.
Anika Bors – podcastwonder.com
So, hier kommen meine Produktivitätshacks: Während des Arbeitens nutze ich Brain.fm, darüber läuft Musik, die sich den Gehirnströmen anpasst, um sich besser konzentrieren zu können. Auch spotify hat hier ein paar coole Playlists, die die Konzentration fördern. Und ich bin viel produktiver, wenn ich das so nutze.
Auf meinem Smartphone habe ich alle Benachrichtigungen so eingestellt, dass ich Nachrichten nur noch bekommen, wenn ich in die entsprechende App reingehe. Das lenkt mich während der Arbeit nicht ab.
Für Facebook auf dem Laptop habe ich den News Feed Eradicator eingestellt. So ist mein Facebook Feed komplett leer und ich verliere mich nicht im Feed, wenn ich mal auf Facebook bin.
Meine wichtigsten Tasks schreibe ich in ein Trello Board, in dem ich auch alle neuen Ideen mit reinpacke. Am Anfang einer jeden Woche setze ich mich hin und schreibe mir einen Wochenplan ganz klassisch mit Stift und Papier. Die Liste habe ich immer auf meinem Arbeitsplatz zu liegen, so verliere ich nicht meinen Fokus.
Ja, produktiver bin ich auch, wenn ich auf meine Gesundheit achte. Also versuche ich so natürlich wie möglich zu essen. Wenn es möglich ist, bereite ich mir mein Essen am Abend vorher oder am Morgen vor. Für mich habe ich auch entdeckt, dass ich ohne Kaffee produktiver bin. Stattdessen trinke ich viel Wasser oder grünen Tee. Und intermittierendes Fasten steigert meine Produktivität enorm.
23 Produktivitätstools für effektives Selbstmanagement
Insgesamt kommen die CC Mitglieder auf 23 unterschiedliche Produktivitätstools. Hier findest du sie im Überblick.
- Wunderlist
- Pomodone
- Debitoor
- Toggl
- Hitask
- Calendly
- Canva
- Harvest
- Proposify
- Fonial
- Tyme2
- Todoist
- Trello
- OneNote
- Fujitsu ScanSnap
- BeFocused Pro
- Lexoffice
- Jira
- 1Password
- Newton
- Dashlane
- Tomato Timer
- brain.fm
Wie Melanie sagt, sind Produktivitätstools reine Werkzeuge, die dir das Leben und die Arbeit am Business erleichtern. Nutzt du zu viele Hilfsmittel, kann dies deiner Produktivität eher einen Strich durch die Rechnung machen. Such dir unbedingt ein paar wenige, aber effektive Werkzeuge aus und konzentriere dich auf deine eigentlichen Aufgaben. Dazu gaben dir die Citzen Circle Mitglieder zahlreiche Umsetzungstipps.
In dieser Artikelreihe interviewe ich Online-Unternehmer zu ihren besten Tipps, größten Erfolgen, schlimmsten Misserfolgen, ihrer persönlichen Motivation sowie ihren verrücktesten Business-Erfahrungen.